Teklif onaylandıktan sonra yaşanan en yaygın sorun, aynı bilgilerin farklı belgelere yeniden yazılmasıdır.
Bir teklifte yer alan ürünler, miktarlar, birim fiyatlar ve iskontolar, proformada ve faturada da aynı olmalıdır. Bu belgeler farklı araçlarda hazırlandığında her aktarım bir hata fırsatıdır. Yanlış bir rakam, müşteriyle ilişkiyi zedeleyebilir ve muhasebede düzeltme yükü yaratır.
Belge zinciri nasıl çalışır?
Belge zinciri nasıl çalışır?
Zincir mantığında teklif ilk halkadır. Müşteri onayladığında teklif tek tıkla proformaya, proforma da faturaya dönüştürülür. Kalemler, fiyatlar ve müşteri bilgileri yeniden yazılmaz; yalnızca taşınır. Alış ve satış belgeleri ayrı tutulur, böylece tedarikçi tarafında da aynı düzen sağlanır.
Belge markalama da zincirin parçasıdır: banka ve IBAN bilgileri, ticari unvan ve sabit açıklamalar her belgeye otomatik eklenir. Belge PDF olarak üretilir ve doğrudan e-postayla gönderilir. Böylece hangi teklifin hangi faturaya dönüştüğü, hangi faturanın tahsil edildiği tek bakışta izlenebilir.
“Bilgi bir kez girildiğinde, hata yapma fırsatı da bir kereye iner.”
— Works.ist